Datenschutzerklärung

In Erfüllung der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO), des Organgesetzes 3/2018 vom 5. Dezember zum Schutz personenbezogener Daten und zur Gewährleistung der digitalen Rechte (LOPDGDD) sowie der weiteren geltenden Datenschutzvorschriften informiert APPYWEB S.L. die Nutzer über ihre Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher der Verarbeitung

Personenbezogene Daten, die direkt bei der betroffenen Person erhoben werden, werden vertraulich behandelt und Teil einer Verarbeitung, deren Verantwortlicher ist:

• Verantwortlicher: APPYWEB S.L.
• CIF: B02720803
• Sitz: Calle Mestre Laporta, N 2, 1 piso, puerta 2, 03801, Alcoy (Alicante)
• Kontakt-E-Mail: info@appyweb.es
• Telefon: +34 960 79 30 04

APPYWEB S.L. handelt als Verantwortlicher der Verarbeitung in Bezug auf die Daten der Nutzer dieser Website und der Praxen, die ihre Dienste in Anspruch nehmen (Kontakt-, Geschäfts- und Rechnungsdaten). In Bezug auf die Patientendaten, die die Praxen über die Plattform verwalten, handelt APPYWEB S.L. als Auftragsverarbeiter im Auftrag der jeweiligen Praxis, wie in Abschnitt 3 beschrieben.

2. Zweck der Verarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken erhoben:

• Bearbeitung von Informationsanfragen, Anfragen oder Vertragsabschlüssen über die Kontaktformulare der Website.
• Versand kommerzieller Mitteilungen über unsere Produkte und Dienstleistungen, sofern der Nutzer dieser Verarbeitung zugestimmt hat.
• Analyse der Nutzung der Website zur Verbesserung ihrer Qualität und der Nutzererfahrung.
• Verwaltung des Vertragsabschlusses und der Erbringung der über die Website angebotenen Dienste.
• Bearbeitung und Verwaltung von Vorfällen, die sich aus der Nutzung unserer Dienste ergeben könnten.
• Erbringung des CRM-Softwaredienstes, einschließlich der in Abschnitt 3 beschriebenen KI-Assistenten, im Auftrag der Nutzerpraxen.

3. Verarbeitung durch Assistenten mit künstlicher Intelligenz

Die Software Fisionexa umfasst virtuelle, auf künstlicher Intelligenz basierende Assistenten – zugänglich über Kanäle wie WhatsApp, Telefonsprache, Web-Chat und das Verwaltungspanel –, die es den Praxen ermöglichen, die Terminverwaltung zu automatisieren und bei der Dokumentation der Sitzungen zu unterstützen.

In Bezug auf die über diese Assistenten verarbeiteten Patientendaten – die Gesundheitsdaten umfassen können, die gemäß Artikel 9 der DSGVO als besondere Kategorie personenbezogener Daten gelten – handelt APPYWEB S.L. als Auftragsverarbeiter im Auftrag der Praxis, die Verantwortliche ist. Diese Verarbeitung unterliegt dem entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag (Artikel 28 DSGVO) und den Anweisungen der Praxis.

Die Rechtsgrundlage, die die Verarbeitung von Gesundheitsdaten legitimiert, ist die Erbringung von Gesundheitsversorgung (Artikel 9 Abs. 2 lit. h DSGVO) im Rahmen der Beziehung zwischen dem Patienten und seiner Praxis sowie die Erfüllung des zwischen beiden geschlossenen Vertrags (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die KI-Assistenten arbeiten stets unter menschlicher Aufsicht: Sie können das Gespräch jederzeit an das Personal der Praxis weiterleiten, treffen keine klinischen Entscheidungen und ersetzen nicht das fachliche Urteil des Gesundheitspersonals. In Übereinstimmung mit der geltenden Regelung wird der Nutzer darüber informiert, dass er mit einem System der künstlichen Intelligenz interagiert, und ihm wird stets die Möglichkeit geboten, von einer Person betreut zu werden.

4. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist je nach Fall:

• Die vom Nutzer erteilte Einwilligung bei der Übermittlung seiner Daten über unsere Formulare für die angegebenen Zwecke.
• Die Erfüllung eines Vertrags, dessen Partei die betroffene Person ist, oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf deren Antrag.
• Das berechtigte Interesse des Verantwortlichen am Versand kommerzieller Mitteilungen über Produkte oder Dienstleistungen, die den zuvor abgeschlossenen ähnlich sind.
• Für die im Auftrag der Praxen verarbeiteten Patientendaten die in Abschnitt 3 genannten Rechtsgrundlagen (Artikel 6 Abs. 1 lit. b und Artikel 9 Abs. 2 lit. h DSGVO).

5. Datenempfänger und Auftragsverarbeiter

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, außer wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist.

Zur Erbringung des Dienstes stützt sich APPYWEB S.L. auf Technologieanbieter, die Zugang zu personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter oder Unterauftragsverarbeiter haben können und mit denen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Artikel 28 DSGVO geschlossen wurden. Zu diesen Anbietern gehören insbesondere:

• OpenAI — Verarbeitung natürlicher Sprache und Audiotranskription der KI-Assistenten (Vereinigte Staaten).
• Retell AI — Orchestrierung des telefonischen Sprachassistenten (Vereinigte Staaten).
• Meta Platforms — Nachrichtenkanal WhatsApp Business (Vereinigte Staaten).
• Google — Synchronisierung des Terminkalenders (Vereinigte Staaten / Europäische Union).
• Stripe — Zahlungsabwicklung des Software-Abonnements.
• Hosting- und E-Mail-Versanddienstleister, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind.

In allen Fällen gewährleistet APPYWEB S.L., dass diese Anbieter die Datenschutzvorschriften einhalten und die erforderlichen Vertraulichkeits- und Sicherheitsverpflichtungen übernommen haben.

6. Internationale Datenübermittlungen

Einige der in Abschnitt 5 genannten Anbieter befinden sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, hauptsächlich in den Vereinigten Staaten. Folglich kann die Erbringung des Dienstes internationale Datenübermittlungen umfassen.

In diesen Fällen gewährleistet APPYWEB S.L., dass diese Übermittlungen mit den in Kapitel V der DSGVO vorgesehenen geeigneten Garantien erfolgen, insbesondere durch:

• Den Beitritt des Anbieters zum EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit anwendbar; und/oder
• Den Abschluss von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCC), gegebenenfalls ergänzt durch geeignete zusätzliche Maßnahmen.

Der Nutzer kann zusätzliche Informationen zu diesen Garantien anfordern und eine Kopie davon erhalten, indem er sich an info@appyweb.es wendet.

7. Aufbewahrungsfrist der Daten

Die personenbezogenen Daten der Nutzer der Website und der Kundenpraxen werden aufbewahrt, solange die Geschäftsbeziehung fortbesteht oder für die Dauer, die zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gemäß den Datenschutzvorschriften gelöscht, was ihre Sperrung bedeutet; sie stehen dann nur auf Anfrage von Richtern und Gerichten, der Staatsanwaltschaft oder den zuständigen Behörden während der Verjährungsfrist etwaiger sich daraus ergebender Ansprüche zur Verfügung, nach deren Ablauf sie vollständig gelöscht werden.

In Bezug auf die im Auftrag der Praxen verarbeiteten Patientendaten richten sich die Aufbewahrungsfristen nach den Anweisungen der verantwortlichen Praxis und der anwendbaren Gesundheitsvorschriften, insbesondere dem Gesetz 41/2002 vom 14. November zur Regelung der Patientenautonomie, das eine Mindestaufbewahrungsfrist der Krankenakte von fünf Jahren vorsieht.

8. Rechte der betroffenen Personen

Der Nutzer kann in Bezug auf seine personenbezogenen Daten folgende Rechte ausüben:

• Auskunftsrecht: um zu erfahren, welche personenbezogenen Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten.
• Recht auf Berichtigung: um die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu beantragen.
• Recht auf Löschung: um die Löschung der Daten zu beantragen, wenn diese unter anderem für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind.
• Widerspruchsrecht: um der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu widersprechen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: um unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu beantragen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: um die personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sie an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: um die für die Verarbeitung seiner Daten erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Diese Rechte können durch ein Schreiben an APPYWEB S.L., Calle Mestre Laporta, N 2, 1 piso, puerta 2, 03801, Alcoy (Alicante), oder per E-Mail an info@appyweb.es unter Beifügung einer Kopie des Personalausweises oder eines gleichwertigen Identitätsdokuments ausgeübt werden. Ist die betroffene Person Patient einer die Software nutzenden Praxis, kann sie ihren Antrag an die Praxis selbst als Verantwortliche der Verarbeitung oder an APPYWEB S.L. richten, die ihn an diese weiterleitet.

Ferner weisen wir Sie darauf hin, dass Sie das Recht haben, bei der spanischen Datenschutzbehörde (Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es) Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten nicht den geltenden Vorschriften entspricht.

9. Sicherheitsmaßnahmen

APPYWEB S.L. hat alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen, um die Sicherheit und Integrität der von ihr verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten sowie deren Verlust, Veränderung und/oder unbefugten Zugriff durch Dritte zu verhindern. Zu diesen Maßnahmen zählen die Verschlüsselung der Kommunikation während der Übertragung, die rollenbasierte Zugriffskontrolle und der Abschluss von Vertraulichkeits- und Auftragsverarbeitungsvereinbarungen mit den am Dienst beteiligten Anbietern.

10. Aktualisierung der Datenschutzerklärung

APPYWEB S.L. behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an gesetzliche oder rechtsprechungsbedingte Neuerungen sowie an Branchenpraktiken anzupassen. In solchen Fällen wird sie auf dieser Seite oder über andere Kommunikationsmittel die eingeführten Änderungen mit angemessenem Vorlauf vor deren Inkrafttreten ankündigen.

11. Kontakt

Für Anfragen zu dieser Datenschutzerklärung können Sie uns wie folgt kontaktieren:

• E-Mail: info@appyweb.es
• Telefon: +34 960 79 30 04
• Postanschrift: Calle Mestre Laporta, N 2, 1 piso, puerta 2, 03801, Alcoy (Alicante)